Aranżacja biur w formie open space nie szybko straci na popularności. To najbardziej efektywny dla pracodawców sposób organizacji miejsc pracy. Coraz więcej biur, przenosi się ze starych budynków do nowych obiektów, w których góruje open space. Jednak otwarta przestrzeń to duże wyzwanie dla pracodawców i projektantów. Na jakość pracy w znacznym stopniu wpływa bowiem natężenia hałasu w otoczeniu. Jak skutecznie poprawić środowisko akustyczne w biurach open space?

Z prognoz agencji Colliers International wynika, iż w tym roku na rynku biurowym w Polsce powstaną nowe inwestycję o łącznej powierzchni około 630 tys. m kw. W samej Warszawie będzie to 320 tys. m kw. Zapotrzebowanie na nowoczesną powierzchnię biurową w całym kraju wciąż jest duże. Wiąże się to z rozwojem firm. Jednak nawet mniejsze spółki coraz częściej przenoszą swoje siedziby ze starych budynków, które powstały w latach 70 i 80, do nowoczesnych biurowców.

W aranżacji biur w nowych inwestycjach zazwyczaj stosuje się model open space. I choć system takiej organizacji pracy popularny jest w Polsce od dawna, na przestrzeni ostatnich lat widać jednak pewną zmianę. – Kiedyś nikt z pracodawców nie przejmował się tym, jakie warunki powinny być spełnione, by pracownicy mieli komfort. Jednak to się zmienia. Firmy zaczynają dbać środowisko pracy, np. o odpowiednie wyciszenie otwartych pomieszczeń biurowych, by pracownicy mieli lepsze warunki, a tym samym osiągali wyższą efektywność wykonywanych zadań – zauważa Andrzej Skrzypczak, dyrektor handlowy Rockfon w Polsce.

Układ otwarty czy zamknięty?

Dzisiejszym użytkownikom biur trudno uwierzyć, że otwarte przestrzenie nie są nowym wynalazkiem. Już na początku XX wieku architekci, m.in. Frank Lloyd Wright, postrzegali przestrzeń i elastyczność otwartego układu, jako sposób uwolnienia pracowników z ciasnych, pudełkowych biur, ograniczonych ścianami. W pierwszej połowie XX wieku typowe biuro o otwartym układzie, składało się z długich rzędów biurek. Boksy zostały wprowadzone później, jako próba zapewnienia większej prywatności, a rzędy zostały zastąpione odnogami i wyspami.

Biura o otwartym układzie mają swoich zwolenników i krytyków. Generalnie panuje zgoda, że otwarta przestrzeń sprzyja produktywności i pracy zespołowej. Badania pokazują, że projekty wspierające pracę grupową i współpracę między działami, mają pozytywny wpływ na procesy biznesowe i koszty.

W ostatnich dniach media obiegła decyzja jednego z największych amerykańskich serwisów Yahoo, który postanowił, iż wszyscy jego pracownicy mają wykonywać zadania z biura, a nie z domów. Korporacja uzasadniła, że bezpośredni kontakt między pracownikami dobrze wpływa na kulturę współpracy i innowacyjne pomysły. Po raz kolejny podniosły się więc głosy: w biurze pracuje się mniej wydajnie, bo jest głośno.

Ta negatywna strona open space znajduje potwierdzenie w badaniach. Otwarte biura mogą mieć negatywny wpływ na zdrowie pracowników i powodować zwiększenie rotacji personelu.

- Brak prywatności w biurach o otwartym układzie powoduje, że pracownicy czują się stale obserwowani, a otaczający ich hałas może być przez nich postrzegany jako zagrożenie. Bardzo trudno jest się skoncentrować, gdy ludzie prowadzą wokół rozmowy. Jakość akustyczna pomieszczenia jest jednym z głównych czynników branych pod uwagę podczas projektowania przestrzeni biurowych – ocenia Sřren Peter Lund z Duńskiego Narodowego Centrum Badań nad Środowiskiem Pracy.

Akustyka otwartego biura nie tylko wpływa na wydajność pracy ludzi, ale zmienia także ich zachowania. Psycholog architektury Mille Sylvest, we współpracy z duńskim Uniwersytetem Roskilde i pracownią architektoniczną 3XN, prowadzi badania doktoranckie nad relacją pomiędzy architekturą, a zachowaniami społecznymi w środowisku biurowym. Według  Sylvest, hałas nie jest jedyną rzeczą, która utrudnia koncentrację.

- Dobre samopoczucie pracownika, jest ściśle powiązane z poziomem jego satysfakcji z własnego statusu w organizacji. Natomiast jakość miejsca pracy, jest pośrednim wyznacznikiem tego statusu. Hałaśliwe środowisko jest często wyznacznikiem niskiego miejsca w organizacji, co negatywnie wpływa na samopoczucie danej osoby i zmienia jej zachowanie. W takim otoczeniu ludzie odcinają się od innych. Stają się wyizolowani i wycofani – mówi psycholog.

Brak prywatności i złe warunki akustyczne mogą osłabić motywację do zwiększonej produktywności i współpracy - głównych celów przyświecających organizacjom przy tworzeniu biur typu open space.

Polskie normy dotyczące poziomu hałasu określają, że przy 8-godzinnym dniu nie powinien on być wyższy niż 80dB. To jednak górna granica. Dla pomieszczeń biurowych, w których wykonywana jest praca koncepcyjna poziom hałasu nie powinien wynieść więcej niż 55dB. Tymczasem w pomieszczeniach typu open space dodatkowym źródłem dźwięków poza tymi, które generują sami pracownicy (rozmowy, szuranie krzeseł, odgłosy kroków), są także telefony i urządzenia biurowe jak kserokopiarki, niszczarki itp. Poziom hałasu w otwartych biurach wynosi ok. 60-65 dB. Jest więc sporo wyższy od norm.

Decybele w dół

Dzisiejsza wiedza na temat wpływu hałasu na samopoczucie pracowników, skłania projektantów i osoby tworzące specyfikacje techniczne, do pracy z akustykami. Tworzenie biur jutra wymaga projektowania z myślą o interakcjach międzyludzkich oraz wspierania planowanych i spontanicznych spotkań. - Dobre środowisko akustyczne jest niezbędne do tego, aby pracownicy mogli się skupić. I na szczęście świadomość tego wśród polskich pracodawców rośnie – komentuje Andrzej Skrzypczak, z Rockfon.

Aby spełnić te wymogi, architekci wnętrz i akustycy wykorzystują i łączą ze sobą wszelkie rozwiązania, takie jak: podwieszane sufity modułowe lub wyspy, panele i ekrany ścienne, miękkie wykładziny dywanowe. Proponują elastyczne podejście, konieczne do właściwego dostosowania akustyki różnych pomieszczeń do potrzeb ich użytkowników. Wśród rozwiązań Rockfon dedykowanych do pomieszczeń biurowych open space znajduje się bardzo wiele linii o najwyżej klasie pochłaniania dźwięku – klasie A.

– Moduły te jak m.in. seria Tropic, Sonar mają współczynnik pochłaniania dźwięku na poziomie 0,95 – 1 αw, czyli dokładnie taki, jaki zaleca się do otwartych, głośnych pomieszczeń – informuje Andrzej Skrzypczak. Montaż akustycznych sufitów podwieszanych i paneli ściennych pochłaniających dźwięk mogą obniżyć poziom hałasu
o ok. 7-10 dB.

Otwarta przyszłość

Dyskusja: otwarte czy zamknięte biuro, zapewne nadal będzie się toczyć. Jednak ich projektowanie nie powinno być postrzegane jako rywalizacja pomiędzy wydzielonymi, a otwartymi pomieszczeniami. W ramach odbywającej się coraz częściej relokacji pracowników, procesów i stanowisk, miejsca pracy przestają symbolizować władzę i kontrolę, stając się przestrzeniami rozwoju kultury i społeczności.

Otwarte biura będą musiały dostosować się do tego kontekstu, oferując równowagę pomiędzy: współdzieleniem i prywatnością, produkcją i komunikacją, planowanymi
i spontanicznymi zdarzeniami. Równie ważna będzie komunikacja między poszczególnymi osobami i społecznościami, oraz właściwe warunki techniczne, by móc pracować komfortowo.

Poziom hałasu w miejscu pracy w Polsce określają m.in. rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 5 sierpnia 2005 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie dopuszczalnych natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy; oraz polskie normy PN-N-01307 i PN-97/B-02151/02